Wann greift die Ausfallversicherung? Gedeckte Risiken im Überblick

Wann zahlt die Veranstaltungsausfallversicherung?

Die Veranstaltungsausfallversicherung greift immer dann, wenn ein versichertes Ereignis dazu führt, dass Ihre Veranstaltung abgesagt, verschoben oder wesentlich eingeschränkt werden muss. Entscheidend ist: Der Ausfallgrund muss unvorhersehbar sein, außerhalb Ihrer Kontrolle liegen und in den Versicherungsbedingungen gedeckt sein.

In diesem Artikel erfahren Sie im Detail, welche Risiken durch die drei Deckungsformen A, B und C abgesichert sind, wann ein Versicherungsfall eintritt und welche Nachweise Sie erbringen müssen.

Form A: Sachliche und behördliche Risiken

Die Grunddeckung der Form A umfasst Ereignisse, die den Veranstaltungsort oder die infrastrukturellen Voraussetzungen betreffen.

Stromausfall

Ein ungeplanter, grossflächiger Stromausfall am Veranstaltungsort gehört zu den häufigsten Ausfallgründen. Versichert ist der Ausfall der öffentlichen Energieversorgung – nicht aber der Ausfall eigener Aggregate oder interner Elektroinstallationen.

Praxisbeispiel: Bei einem Firmenempfang in einer Eventhalle fällt um 18 Uhr die Stromversorgung des gesamten Viertels aus. Die Halle ist dunkel, Klimaanlage und Küche funktionieren nicht. Der Event muss abgebrochen werden. Die Ausfallversicherung erstattet die bereits angefallenen Kosten für Catering, Technik, Dekoration und Hallenmiete.

Dokumentation: Bestätigung des Netzbetreibers über den Ausfall mit Zeitangabe und betroffener Region.

Behördlicher Genehmigungsentzug

Wenn die zuständige Behörde eine bereits erteilte Genehmigung widerruft oder eine beantragte Genehmigung nicht erteilt, obwohl der Veranstalter alles Zumutbare getan hat.

Praxisbeispiel: Eine Stadt erteilt die Sondernutzungserlaubnis für ein Strassenfest. Zwei Wochen vor dem Event wird die Erlaubnis wegen einer kurzfristig angesetzten Grossbaustelle in der Nachbarstrasse widerrufen. Die gesamte Planung – Standbuchungen, Bühnentechnik, Sicherheitsdienst, Werbung – ist hinfällig.

Dokumentation: Schriftlicher Bescheid der Behörde mit Begründung des Widerrufs.

Feuer, Brand und Explosion

Schäden am Veranstaltungsort durch Brand oder Explosion, die die Durchführung unmöglich machen. Dies schließt auch Brände in angrenzenden Gebäuden ein, wenn dadurch der Zugang zur Veranstaltungsfläche gesperrt wird.

Praxisbeispiel: In der Nacht vor einer Hochzeitsfeier bricht in der Küche der gebuchten Location ein Brand aus. Die Feuerwehr sperrt das gesamte Gebäude. Die Hochzeitsfeier muss kurzfristig abgesagt werden. Die Versicherung erstattet Location-Miete, Catering-Stornierung, Dekorationskosten und Musikergage.

Einbruchdiebstahl und Leitungswasserschäden

Auch Einbruchdiebstahl wichtiger Veranstaltungskomponenten (etwa der kompletten Beschallungstechnik aus dem Veranstaltungsort) sowie Wasserschäden durch Leitungsbrüche sind durch Form A gedeckt.

Form B: Personenbedingte Ausfälle

Die Form B deckt den Ausfall von namentlich im Vertrag genannten Schlüsselpersonen.

Erkrankung von Künstlern oder Referenten

Wenn eine Schlüsselperson wegen akuter Erkrankung oder eines Unfalls nicht auftreten kann. Die Person muss im Versicherungsvertrag namentlich benannt sein.

Praxisbeispiel: Ein renommierter Comedian ist für eine ausverkaufte Show mit 2.000 Besuchern gebucht. Drei Tage vor dem Auftritt erleidet er einen Bandscheibenvorfall und ist nicht reisefähig. Die Versicherung erstattet die Hallenmiete, Technikkosten, Werbungskosten und den entgangenen Ticketerlös abzüglich Selbstbeteiligung.

Dokumentation: Ärztliches Attest, das die Auftrittsunfähigkeit bestätigt. Das Attest muss von einem unabhängigen Arzt stammen, nicht vom Hausarzt der versicherten Person.

Unvorhergesehene Nichtverfügbarkeit

Auch wenn eine Schlüsselperson aus anderen unvorhersehbaren Gründen nicht verfügbar ist – etwa wegen einer Flugstreichung ohne Alternativverbindung oder einer Sperrung der Anreiseroute durch einen schweren Unfall – kann die Versicherung greifen.

Praxisbeispiel: Ein internationaler Keynote-Speaker für eine Fachkonferenz sitzt wegen eines Flughafenstreiks am Abflugsort fest. Keine alternative Anreise ist möglich. Der Konferenztag muss ohne den Hauptredner stattfinden, was zu massiven Teilnehmer-Reklamationen und Rückforderungen führt.

Form C: Wetterbedingte Risiken

Die Form C schützt vor extremen Witterungsereignissen, die eine sichere Durchführung von Outdoor-Veranstaltungen verunmöglichen.

Gedeckte Wetterereignisse

• Wind ab Beaufort 8: Geschwindigkeiten ab 62 km/h – ab dieser Stärke sind Zelte, Bühnenaufbauten und Dekorationen akut gefährdet
• Hagel ab 5 mm Durchmesser: Hagelkörner dieser Grösse verursachen Verletzungen und Sachschäden
• Starkregen und Überschwemmung: Wenn die Niederschlagsmenge ein sicheres Verweilen im Freien unmöglich macht
• Blitzeis und Frost: Gefährliche Glätte, die den Zugang zum Veranstaltungsgelände verunmöglicht

Praxisbeispiel: Ein Open-Air-Sommerfest mit 3.000 Besuchern muss abgesagt werden, weil ein Unwetter mit Windstärke 9 und heftigem Hagelschlag über die Region zieht. Die Feuerwehr ordnet die Räumung des Geländes an. Die Versicherung erstattet alle nicht stornierbaren Kosten: Bühne, Technik, Catering, Sicherheitsdienst, Künstlergagen und Werbekosten.

Dokumentation: Wetterdaten des Deutschen Wetterdienstes (DWD) für den betreffenden Zeitraum und Ort. Diese Daten sind objektiv und werden von den Versicherern als Nachweis akzeptiert.

Mehr Details zu wetterbedingten Risiken finden Sie in unserem Spezialartikel Wetterbedingte Absage: Events vor Unwetter schützen.

Ausschlüsse: Was ist nicht versichert?

Folgende Szenarien lösen keinen Versicherungsfall aus:

Organisatorisches Verschulden

Wenn der Ausfall auf Fehler des Veranstalters zurückzuführen ist – etwa weil Auflagen nicht eingehalten, Genehmigungen nicht rechtzeitig beantragt oder vertragliche Pflichten verletzt wurden.

Wirtschaftliche Gründe

Eine Absage aus wirtschaftlichen Gründen – zu wenig verkaufte Tickets, zu hohe Kosten, Insolvenz des Veranstalters – ist nicht versichert. Die Ausfallversicherung schützt vor äusseren Ereignissen, nicht vor unternehmerischem Risiko.

Normale Wetterverhältnisse

Bei Form C ist nur extremes Wetter versichert. Ein regnerischer Tag, leichter Wind oder herbstliche Temperaturen lösen keinen Versicherungsfall aus. Die Schwellenwerte (Beaufort 8, 5 mm Hagel) sind klar definiert.

Pandemien (je nach Police)

Seit der COVID-19-Pandemie schließen viele Versicherer Pandemien und Epidemien aus der Standarddeckung aus. Einzelne Anbieter bieten Erweiterungen an – klären Sie diesen Punkt im Vorfeld.

Krieg und Terrorismus

Kriegsereignisse, innere Unruhen und terroristische Anschläge sind in der Standarddeckung ausgeschlossen. Terror oder Terrorandrohung kann gegen Mehrbeitrag mitversichert werden.

Dokumentationspflichten: So sichern Sie Ihren Anspruch

Die sorgfältige Dokumentation ist entscheidend für eine reibungslose Schadenregulierung. Halten Sie folgende Unterlagen bereit:

1. Nachweis des Ausfallgrundes: Ärztliches Attest (Form B), behördlicher Bescheid (Form A), Wetterdaten des DWD (Form C)
2. Vollständige Kostenaufstellung: Alle nicht stornierbaren Kosten mit Rechnungen und Zahlungsbelegen
3. Verträge und Buchungsbestätigungen: Nachweis über die gebuchten und bezahlten Leistungen
4. Nachweis der Schadenminderung: Dokumentation Ihrer Bemühungen, den Schaden gering zu halten (Stornierungsversuche, Verhandlungen mit Dienstleistern)
5. Korrespondenz: Schriftverkehr mit Behörden, Dienstleistern und Locations zum Ausfallgrund

Kombination der Deckungsformen: Welche Variante passt?

Die Wahl der richtigen Deckungsform hängt vom Typ Ihrer Veranstaltung ab:

Nur Form A (Basisschutz)

Empfehlung für: Messen, Ausstellungen, Konferenzen ohne prominente Einzelpersonen, Indoor-Events

• Deckt die häufigsten infrastrukturellen Risiken ab
• Günstigste Variante
• Sinnvoll, wenn das Event nicht von einzelnen Personen abhängt und Indoor stattfindet

Form A + B (Basis + Personen)

Empfehlung für: Konzerte, Theateraufführungen, Vortragsveranstaltungen, Comedy-Shows, Galas mit Star-Auftritten

• Erweitert den Schutz um den Ausfall von Schlüsselpersonen
• Mittlerer Beitragssatz
• Unverzichtbar bei Events, die mit einem bestimmten Künstler oder Redner beworben werden

Form A + B + C (Vollschutz)

Empfehlung für: Open-Air-Festivals, Outdoor-Konzerte, Strassenfeste, Gartenpartys, Sportevents im Freien

• Umfassendster Schutz gegen alle versicherbaren Risiken
• Höchster Beitragssatz, aber auch grösste Sicherheit
• Bei Outdoor-Events praktisch unverzichtbar

Je mehr Deckungsformen Sie kombinieren, desto höher die Prämie – aber auch desto umfassender Ihr Schutz. Bedenken Sie: Die Mehrkosten für zusätzliche Deckungsformen stehen in keinem Verhältnis zum möglichen Schaden.

Fazit: Klare Regeln, transparenter Schutz

Die Veranstaltungsausfallversicherung bietet einen klar definierten Schutz gegen unvorhersehbare Ausfallrisiken. Mit den drei Deckungsformen A, B und C lässt sich der Versicherungsschutz passgenau auf die individuellen Risiken Ihres Events zuschneiden. Entscheidend für die reibungslose Regulierung sind eine sorgfältige Dokumentation und die unverzügliche Schadensmeldung. Informieren Sie sich frühzeitig über die passende Deckung und sichern Sie Ihre Eventinvestition ab.