Veranstaltungsausfallversicherung: Schutz vor finanziellen Verlusten

Was ist eine Veranstaltungsausfallversicherung?

Eine Veranstaltungsausfallversicherung schützt Veranstalter vor den finanziellen Folgen, wenn ein Event abgesagt, abgebrochen oder wesentlich eingeschränkt werden muss. Sie erstattet die bereits angefallenen und nicht mehr stornierbaren Kosten – von der Hallenmiete über Künstlergagen bis hin zu Technik, Catering und Werbemaßnahmen.

Die finanzielle Dimension eines Eventausfalls wird oft unterschätzt. Bereits bei einer mittelgrossen Firmenveranstaltung summieren sich die nicht rückgängig zu machenden Ausgaben schnell auf fünfstellige Beträge. Bei Festivals oder Großveranstaltungen können Verluste in die Hunderttausende oder gar Millionen gehen. Die Ausfallversicherung fängt genau dieses Risiko ab und ist damit eine der wichtigsten Versicherungen für professionelle Veranstalter.

Im Unterschied zur Veranstaltungshaftpflichtversicherung, die Schadensersatzansprüche Dritter abdeckt, schützt die Ausfallversicherung Ihre eigenen finanziellen Investitionen. Beide Versicherungen ergänzen sich und sollten idealerweise gemeinsam abgeschlossen werden.

Die drei Deckungsformen im Überblick

Die Veranstaltungsausfallversicherung gliedert sich in drei Deckungsformen, die einzeln oder in Kombination gewählt werden können. Jede Form deckt unterschiedliche Ursachen für den Ausfall ab.

Form A – Grunddeckung (Basisschutz)

Die Form A bildet das Fundament der Ausfallversicherung und deckt Risiken ab, die außerhalb Ihres Einflussbereichs liegen:

• Stromausfall: Ungeplante Unterbrechung der Energieversorgung am Veranstaltungsort
• Entzug oder Nichtgenehmigung behördlicher Erlaubnisse: Wenn die zuständige Behörde die bereits erteilte Genehmigung zurückzieht oder eine beantragte Genehmigung nicht erteilt
• Feuer, Brand und Explosion: Schäden am Veranstaltungsort oder an wesentlicher Infrastruktur durch Brand oder Explosion
• Einbruchdiebstahl und Raub: Diebstahl wesentlicher Veranstaltungskomponenten
• Leitungswasser- und Rohrbruchschäden: Wasserschäden, die den Veranstaltungsort unbenutzbar machen
• Glasbruch: Beschädigung wesentlicher Glasflächen am Veranstaltungsort

Die Form A ist für praktisch jede Veranstaltung empfehlenswert, da sie die häufigsten unvorhergesehenen Ausfallursachen abdeckt.

Form B – Personenbedingte Risiken

Die Form B erweitert den Schutz um personenbezogene Ausfallgründe und ist besonders wichtig bei Veranstaltungen, deren Erfolg von bestimmten Schlüsselpersonen abhängt:

• Erkrankung oder Unfall von Künstlern, Referenten oder Hauptakteuren: Wenn der Headliner einer Konzertveranstaltung erkrankt oder sich verletzt
• Tod einer zentralen Person: Plötzlicher Todesfall einer für die Veranstaltung unverzichtbaren Person
• Unvorhergesehene Nichtverfügbarkeit von Schlüsselpersonen: Ausfall durch höhere Gewalt, Verkehrshindernisse oder ähnliche Umstände

Form B ist unverzichtbar bei Konzerten, Theateraufführungen, Vortragsveranstaltungen und allen Events, bei denen bestimmte Personen im Mittelpunkt stehen. Fällt der Hauptkünstler aus, können die Verluste enorm sein – Ticketrückgaben, bereits bezahlte Gagen, Technik- und Locationkosten.

Form C – Wetterbedingte Risiken

Die Form C bietet Schutz vor den unberechenbaren Auswirkungen extremer Witterungsverhältnisse. Besonders für Outdoor-Events und Open-Air-Veranstaltungen ist diese Deckung essentiell:

• Wind ab Beaufort 8 (Geschwindigkeiten ab 62 km/h): Sturmstärke, die Aufbauten gefährdet
• Hagel ab 5 mm Durchmesser: Hagelschlag, der Zelte, Bühnen und Besucher gefährden kann
• Starkregen und Überschwemmung: Wenn Regenfälle so intensiv sind, dass der Veranstaltungsort unbenutzbar wird
• Blitzeis und extremer Frost: Gefährliche Glätte, die eine sichere Durchführung unmöglich macht

Die Wetterdeckung greift allerdings nur bei nachweisbar extremen Wetterereignissen – ein normaler Regenschauer führt nicht zum Versicherungsfall. Mehr zur Wetterdeckung erfahren Sie in unserem Artikel Wetterbedingte Absage: Events vor Unwetter schützen.

Welche Risiken sind gedeckt?

Hier finden Sie einen zusammenfassenden Überblick aller gedeckten Risiken nach Deckungsform:

Gedeckte Risiken im Detail

Behördliche Anordnungen:Wenn eine Behörde die Veranstaltung untersagt – sei es wegen Sicherheitsbedenken, einer Epidemie in der Region oder weil die Versammlungsstättenverordnung nicht eingehalten wird. Entscheidend ist, dass der Entzug nicht vom Veranstalter verschuldet wurde.

Technische Ausfälle:Stromausfall, Ausfall der Wasserversorgung oder andere technische Defekte am Veranstaltungsort, die nicht in der Verantwortung des Veranstalters liegen. Der Ausfall muss vom Netzbetreiber oder der zuständigen Stelle dokumentiert werden.

Feuer und Explosion:Brand- oder Explosionsschäden am Veranstaltungsort oder an wesentlichen Aufbauten, die die Durchführung unmöglich machen. Hier greift der Versicherungsschutz auch bei Bränden in der unmittelbaren Umgebung, wenn diese den Zugang zum Veranstaltungsgelände verhindern.

Künstler- und Personenausfall (Form B):Erkrankung, Unfall oder Tod einer im Vertrag namentlich benannten Person. Bei Konzerten ist das typischerweise der Hauptkünstler, bei Kongressen der Keynote-Speaker, bei Sportevents der Starspieler.

Extremwetter (Form C):Nachgewiesene extreme Witterungsbedingungen, die eine sichere Durchführung des Events unmöglich machen. Die Nachweispflicht liegt beim Versicherungsnehmer – Daten des Deutschen Wetterdienstes (DWD) werden als Nachweis akzeptiert.

Was ist nicht versichert?

Wie bei jeder Versicherung gibt es auch bei der Ausfallversicherung Ausschlüsse. Folgende Szenarien sind nicht gedeckt:

• Mangelhafte Planung oder Organisation: Wenn der Ausfall auf Fehler des Veranstalters zurückzuführen ist
• Wirtschaftliche Gründe: Absage wegen zu geringem Kartenvorverkauf oder finanziellen Schwierigkeiten des Veranstalters
• Krieg, innere Unruhen und Terrorismus: In der Standarddeckung ausgeschlossen. Terror oder Terrorandrohung gegen Mehrbeitrag versicherbar.
• Pandemien und Epidemien: In vielen Policen seit COVID-19 explizit ausgeschlossen oder nur gegen Aufpreis versicherbar
• Vorsätzliches Handeln: Absichtlich herbeigeführter Ausfall
• Vertragsstreitigkeiten: Ausfall wegen Streitigkeiten zwischen Veranstalter und Vertragspartnern
• Normale Wetterverhältnisse (bei Form C): Ein üblicher Regenschauer oder leichter Wind begründet keinen Versicherungsfall
• Bereits bekannte Risiken: Umstände, die bei Vertragsabschluss bereits bekannt waren

Wer braucht eine Ausfallversicherung?

Grundsätzlich profitiert jeder Veranstalter von einer Ausfallversicherung, der ein finanzielles Risiko trägt. Im Detail sind das:

• Eventagenturen und professionelle Veranstalter: Die regelmäßig hohe Budgets verwalten und vertraglich für die Durchführung haften
• Unternehmen: Die Firmenevents, Messen oder Kundenveranstaltungen mit erheblichem Budget organisieren
• Konzertveranstalter und Tourneeveranstalter: Bei denen der Ausfall eines Künstlers zum Totalverlust führen kann
• Kommunen und öffentliche Träger: Die Stadtfeste, Kulturveranstaltungen oder Weihnachtsmärkte organisieren
• Vereine und Verbände: Die grössere Veranstaltungen mit Vorinvestitionen durchführen
• Festivals und Open-Air-Veranstalter: Die besonders wetterabhängig sind und hohe Vorlaufkosten haben

Je höher die Vorinvestitionen und je weniger stornierbar die gebuchten Leistungen sind, desto wichtiger ist die Ausfallversicherung.

Wann sollte ich die Versicherung abschließen?

Der richtige Zeitpunkt für den Abschluss der Ausfallversicherung ist so früh wie möglich – idealerweise parallel zur Buchung der ersten grösseren Posten. Beachten Sie:

• Kein rückwirkender Abschluss: Der Versicherungsschutz kann nicht rückwirkend vereinbart werden. Bereits bekannte Risiken sind nicht versicherbar.
• Vorlaufzeit einplanen: Rechnen Sie mit einer Bearbeitungszeit von wenigen Werktagen für die Policierung.
• Kostensicherheit von Anfang an: Schließen Sie die Versicherung ab, sobald die ersten nicht stornierbaren Verträge unterschrieben sind. So sind Ihre Investitionen vom ersten Tag an geschützt.

Häufiger Fehler: Viele Veranstalter schließen die Ausfallversicherung erst kurz vor dem Event ab – dann sind aber möglicherweise bereits Risiken eingetreten, die den Versicherungsschutz einschränken. Beispiel: Wenn zum Zeitpunkt des Abschlusses bereits eine Sturmwarnung für den Veranstaltungstag vorliegt, greift die Wetterdeckung der Form C nicht.

Der Schadenfall: Was tun, wenn das Event ausfällt?

Wenn der Ernstfall eintritt und Ihre Veranstaltung abgesagt oder abgebrochen werden muss, gehen Sie wie folgt vor:

1. Sofortige Schadenminderung

Sie sind verpflichtet, den Schaden so gering wie möglich zu halten. Das bedeutet:

• Prüfen Sie, ob eine Verschiebung statt einer Absage möglich ist
• Stornieren Sie alle noch stornierbaren Leistungen sofort
• Verhandeln Sie mit Dienstleistern über Teilerstattungen

2. Dokumentation

Sammeln Sie unverzüglich alle relevanten Unterlagen:

• Schriftliche Belege für den Ausfallgrund (ärztliches Attest, behördliche Anordnung, Wetterdaten)
• Alle Verträge und Rechnungen zu den entstandenen Kosten
• Nachweise über bereits geleistete Zahlungen
• Korrespondenz mit Dienstleistern und Locations

3. Schadensmeldung

Melden Sie den Schaden unverzüglich bei Ihrem Versicherer. Je schneller die Meldung erfolgt, desto reibungsloser läuft die Bearbeitung. Halten Sie bereit:

• Versicherungspolice und Vertragsnummer
• Detaillierte Beschreibung des Ausfallgrundes
• Aufstellung aller entstandenen Kosten
• Belege und Nachweise

4. Regulierung

Der Versicherer prüft den Schadenfall und reguliert die berechtigten Ansprüche. Die Bearbeitungszeit liegt in der Regel bei wenigen Wochen, bei komplexen Fällen kann es etwas länger dauern. Abgezogen wird die vereinbarte Selbstbeteiligung.

Typische Schadensfälle aus der Praxis

Um die Bedeutung der Ausfallversicherung zu verdeutlichen, hier einige reale Szenarien:

Fall 1: Behördliche Absage eines Stadtfests

Eine Kommune plant ein dreitägiges Stadtfest mit einem Budget von 120.000 Euro. Zwei Wochen vor dem Event verfügt die Polizei aufgrund einer akuten Sicherheitslage ein Veranstaltungsverbot. Die bereits getätigten Ausgaben – 45.000 Euro für Bühnentechnik, 25.000 Euro für Künstlergagen, 20.000 Euro für Catering-Vorbereitung, 15.000 Euro für Werbung und 15.000 Euro für Miete und Infrastruktur – summieren sich auf 120.000 Euro. Mit Form A der Ausfallversicherung werden die nicht stornierbaren Kosten erstattet.

Fall 2: Künstlerausfall bei ausverkauftem Konzert

Ein Konzertveranstalter hat für eine Tournee-Show in einer 5.000er-Halle investiert: 80.000 Euro Hallenmiete und Technik, 50.000 Euro Künstlergage, 30.000 Euro Marketing. Der Headliner erleidet zwei Tage vor dem Auftritt einen Stimmbandriss. Die Veranstaltung muss abgesagt werden. Form B erstattet die nicht stornierbaren Kosten von insgesamt 110.000 Euro (abzüglich Selbstbeteiligung). Ohne Versicherung wäre der Verlust existenzbedrohend.

Fall 3: Unwetter zerstört Festival-Infrastruktur

Ein dreitägiges Open-Air-Festival investiert 350.000 Euro in Infrastruktur, Künstler und Logistik. Am zweiten Tag zieht ein Unwetter mit Windstärke 10 und Starkregen über das Gelände. Die Feuerwehr ordnet die Räumung an, der dritte Tag muss komplett abgesagt werden. Form C erstattet die anteiligen Kosten für den ausgefallenen Tag sowie zusätzliche Aufwendungen für die vorzeitige Räumung.

Versicherungssumme richtig bestimmen

Die korrekte Bestimmung der Versicherungssumme ist entscheidend. Zu niedrig angesetzt, erhalten Sie im Schadensfall nicht den vollen Ausgleich (Unterversicherung). Zu hoch angesetzt, zahlen Sie unnötig hohe Prämien.

Was gehört zur Versicherungssumme?

• Nicht stornierbare Fixkosten: Hallenmiete, gebuchte und bezahlte Dienstleister, Technik, Künstlergagen mit Ausfallhonorar
• Werbungskosten: Bereits gedruckte und verteilte Flyer, geschaltete Anzeigen, Plakatwerbung
• Infrastrukturkosten: Auf- und Abbaukosten, Catering-Vorbereitung, Dekorationskosten
• Personalkosten: Bereits verplantes und bezahltes Eventpersonal, Sicherheitsdienst

Was gehört nicht dazu?

• Stornierbare Buchungen: Leistungen, die noch kostenfrei storniert werden können
• Entgangene Gewinne: Die Standarddeckung erstattet Kosten, nicht entgangene Einnahmen (Sondervereinbarung möglich)
• Eigenleistungen ohne finanzielle Aufwendungen: Zeitaufwand des Veranstalters selbst

Ausfallversicherung und andere Eventversicherungen

Die Ausfallversicherung ist ein wichtiger Baustein im Gesamtkonzept der Eventabsicherung, ersetzt aber nicht andere notwendige Versicherungen:

• Veranstaltungshaftpflicht: Schützt vor Schadensersatzansprüchen Dritter – unverzichtbar für jedes Event
• Technikversicherung: Deckt Schäden an der eingesetzten Veranstaltungstechnik (Ton, Licht, Video)
• Zeltversicherung: Spezialschutz für Zelte und temporäre Aufbauten bei Outdoor-Events

Wer die rechtlichen Grundlagen der Eventplanung kennt, weiß: Ein umfassendes Versicherungskonzept gehört zu jeder professionellen Veranstaltungsplanung.

Häufig gestellte Fragen zur Ausfallversicherung

Kann ich die Versicherung kurzfristig abschließen?

Ja, ein kurzfristiger Abschluss ist möglich, solange zum Zeitpunkt des Abschlusses kein Versicherungsfall absehbar ist. Wir empfehlen dennoch einen Abschluss so früh wie möglich – idealerweise mit den ersten verbindlichen Buchungen.

Gilt die Versicherung auch bei Teilausfall?

Ja. Wenn Ihre Veranstaltung nicht komplett ausfällt, sondern nur teilweise eingeschränkt wird (z.B. nur ein Tag von drei stattfindet), erstattet die Versicherung die anteiligen Kosten des ausgefallenen Teils.

Sind Pandemie-Absagen versichert?

Dies hängt von der jeweiligen Police ab. Seit der COVID-19-Pandemie haben viele Versicherer Pandemien aus der Standarddeckung ausgeschlossen. Es gibt jedoch Anbieter, die gegen Aufpreis eine Pandemie-Erweiterung anbieten. Sprechen Sie mit Ihrem Versicherungsmakler über die aktuellen Möglichkeiten.

Was passiert bei einer Verschiebung statt Absage?

Wenn Sie die Veranstaltung nicht absagen, sondern auf einen späteren Termin verschieben, können die durch die Verschiebung entstehenden Mehrkosten (z.B. erneute Hallenmiete, neue Werbung) versichert sein. Voraussetzung ist, dass der ursprüngliche Ausfallgrund versichert war.

Fazit: Investitionsschutz für Ihr Event

Die Veranstaltungsausfallversicherung ist keine Luxusversicherung – sie ist ein unverzichtbarer Schutz Ihrer finanziellen Investitionen. Bei Prämien ab 0,8 % der Versicherungssumme (mindestens 500 Euro) erhalten Sie eine Absicherung, die im Schadensfall den Unterschied zwischen einem ärgerlichen Zwischenfall und einer finanziellen Katastrophe ausmachen kann.

Ob Konzert, Festival, Messe oder Firmenfeier: Sobald Sie nennenswerte Vorinvestitionen tätigen, die bei einer Absage verloren wären, sollten Sie über eine Ausfallversicherung nachdenken. Berechnen Sie jetzt Ihren individuellen Beitrag und schützen Sie Ihre Eventinvestition.